Kata-kata Indah

Kata-kata Indah

Kata-kata ku untai indah

Dan cinta ini ku untai lembut

Puisi ini ku tulis penuh makna

Dan setiap sentuhanku untukmu,

Tersirat makna yang dalam

Cintaku tertulis lewat sebuah puisi, diatas lembar putih

Tapi kesetiaanku..

Ku rangkai dalam hati dengan namamu

Hanya namamu yang tertanam di hati ini 🙂

29 Desember 2010 ‘seperjuangan’

Ruang Penyimpanan Arsip Vokasi UI (lanjutan)

TINJAUAN KRITIS

Penyelenggaraan kegiatan di bidang kearsipan berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku adalah untuk mencapai tujuan kearsipan perlu didukung dengan prasarana dan sarana yang memadai. Unit Kearsipan Vokasi pun perlu dukungan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung. Di dalam unit kearsipan ini banyak hal yang masih perlu untuk di perhatikan karena belum sesuai dengan ketentuan standar pusat arsip yang baik. Untuk luas ruang penyimpanan perlu diperhatikan karena akan berpengaruh pada pertumbuhan arsip dalam jangka panjang. Kesulitan dalam mengakses ruang arsip sebaiknya di perhatikan. Sebaiknya Unit Kearsipan Vokasi tidak terletak di lantai 6 karena menyulitkan untuk para pengguna mengakses ke lokasi tersebut. Dan dari lantai 1 dapat diberikan petunjuk dimana letak unit kearsipan berada. Selain itu perlu diperhatikan bahwa letak unit kearsipan di lantai 6 dapat menyulitkan terjadinya evakuasi ketika terjadi bencana alam dan untuk mengakses informasi. Maka sebaiknya Unit Kearsipan Vokasi di pindah ke lantai 2 atau lantai 3.
Untuk meminimalisasikan terjadinya pengelolaan arsip yang tidak baik maka sebaiknya antara ruang kerja, ruang penerimaan arsip, ruang membaca arsip, ruang mengolah arsip, ruang penyusutan, ruang fumigasi, ruang penyimpanan arsip dalam bentuk khusus serta ruang penyimpanan arsip kertas dibedakan ruangannya atau paling tidak dapat dibatasi dengan sekat-sekat. Unit Kearsipan vokasi pun harus memperhatikan beban muatan yang dipertimbangkan dari berat rak, arsip, dan fasilitas secara teliti. Jika tidak memperhatikan secara teliti maka dapat membahayakan arsiparis serta orang lain karena unit kearsipan ini dekat dengan kelas kuliah para mahasiswa. Ada kalanya arsiparis perlu memeriksa dengan rutin untuk menghindari adanya lantai yang terkelupas dan dapat mengatur keberadaan kabel-kabel yang tidak beraturan pada lantai. Sehingga menghindari terjadinya kecelakaan pada Unit Kearsipan Vokasi.

Sarana untuk penyimpanan arsip yang baik pun masih perlu dibenahi dan mendapat perhatian yang sangat lebih. Sebaiknya penyimpanan menggunakan rak yang padat seperti compact shelfing, roll o’pact, mobile stacks, rak bergerak.
Fisik arsip sangat rentan dengan kerapuhan jika tidak teliti memperhatikan suhu dan kelembaban ruangan. Inilah yang harus dilakukan oleh staf pada Unit Kearsipan Vokasi. Mereka harus melakukan pemeriksaan secara teratur, menjaga sirkulasi udara dengan suhu 27C dan kelembaban 60%. Sebaiknya arsiparis menghindari penyimpanan boks pada rak yang terlalu padat karena dapat merusak kondisi arsip. Arsiparis tidak bertindak lambat untuk segera memperbaiki arsip atau sarana yang mulai rusak. Karena jendela pada Unit Kearsipan Vokasi membuat cahaya langsung mengenai arsip, maka dapat diberi tirai penghalang.

Untuk tata letak rak penyimpanan arsip, sebaiknya diberikan jarak antara rak dan dinding sekitar 70 cm – 80 cm. Unit Kearsipan Vokasi perlu memperhatikan keamanan yang tinggi untuk arsip, rak, peralatan, dan perlengkapan agar mudah diakses serta terlindungi dengan baik.
Boks arsip harus tersedia cukup banyak. Tetapi hindari boks dari bahan plastik. Pemeliharaan fisik arsip harus terjaga dengan menggunakan kapur barus, tymol, fostoxin, paradecrolobensin. Selain itu, sebelum melakukan pengolahan alangkah baiknya jika arsiparis dapat melaksanakan fumigasi dengan memperhatikan ketentuan teknis fumigasi.

Kemanan merupakan faktor penting yang harus diperhatikan untuk keamanan pada Unit Kearsipan Vokasi, diantaranya :
1. Alarm penyusup sebaiknya segera terhubung dengan aparat keamanan.
2. Bencana kebakaran terhubung dengan unit pemadam kebakaran.
3. Staf mau mengikuti pelatihan ketika terjadinya bencana.
4. Di dalam atau di luar ruang arsip terdapat alat pemadam api.
5. Dan hal yang paling sering dilupakan yaitu semua sistem alarm harus diuji secara teratur.
6. Sebaiknya hanya anggota staf yang sangat dipercaya yang diperbolehkan mengontrol kunci untuk unit kearsipan.
7. Untuk keamanan arsip, sebaiknya untuk setiap arsip dan di setiap sudut ruangan dipasang sensitivitas yang besar dan dapat menggunakan CCTV.
8. Pada malam hari sebaiknya unit kearsipan vokasi juga harus tetap terjaga.
9. Sebaiknya untuk arsiparis membuat peraturan bahwa semua orang yang berada di Unit Kearsipan Vokasi harus diidentifikasi.

Kebersihan ruangan seharusnya dapat dilakukan dengan baik oleh arsiparis. Para staf pada Unit Kearsipan Vokasi sebaiknya tidak membawa makanan maupun minuman ke dalam ruang arsip.Untuk mengurangi penumpukan arsip yang sangat tinggi, arsip harus dimusnahkan tepat waktu.

Pusat arsip harus memiliki akomodasi dan peralatan untuk memfasilitasi transfer besar arsip. Harus ada bukti pemuatan arsip, ruang parkir yang memadai untuk kendaraan besar dan wilayah kerja dimana bahan ditransfer dapat dibersihkan dan diperiksa sebelum ditempatkan di rak-rak. Pusat arsip juga harus mampu untuk menerima, menyimpan dan mengambil arsip dengan format khusus.
Pusat arsip harus memiliki fasilitas untuk pengguna memeriksa dokumen dalam kondisi tertentu di pusat arsip. Misalnya, harus ada ruang pencarian yang dikontrol dan diawasi. Juga harus ada pengaturan yang cocok bagi pengunjung untuk mencapai arsip, termasuk parkir mobil dengan ruang yang cukup untuk kendaraan resmi pusat arsip sendiri, mobil pribadi anggota staf dan mobil pengunjung.

Untuk arsip dalam format khusus sebaiknya tidak dibiarkan disimpan bersama dengan arsip dalam bentuk kertas. Penyimpanan arsip dalam format khusus dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku.
Penyimpanan boks arsip pada lemari kayu harus segera di tata dalam bentuk vertikal untuk mencegah kerusakan fisik arsip. Penambahan komputer juga harus segera terlaksana untuk memudahkan pengerjaan para staf. Selain itu, untuk rak dan boks perlu diperhatikan agar segera melakukan penambahan sesuai dengan jumlah arsip. Jadi tidak ada lagi arsip diletakan di lantai.

Keamanan pada Unit Kearsipan Vokasi hal yang paling penting untuk diperhatikan. Untuk meminimalisasi tindakan yang tidak diinginkan, sebaiknya pada ruang arsip melakukan pemasangan kamera CCTV. Fasilitas seperti alat pemadam sebaiknya diletakan pada ruang arsip atau diluar ruang arsip.
Untuk tata letak ruang arsip agar memperlancar kegiatan pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing staf maka perlu diperhatikan :
1. Setiap ruangan harus terpisah atau diberi sekat. Misal antara ruang penyimpanan dan pengolahan.
2. Meja pengawasan atau meja administrasi ditempatkan dilokasi yang strategis.
3. Penempatan perabot harus diletakan garis lurus dan sejajar, agar ruang arsip terlihat lebih rapi. Sehingga dapat memperlancar pekerjaan para staf.
4. Bagian yang menangani tugas keberlanjutan, hendaknya ditempatkan di lokasi yang berdekatan. Misal antara ruang pengadaan dan penyimpanan.
5. Bagian yang menangani pekerjaan yang bersifat berantakan seperti pengolahan, preservasi, dan pengetikan, hendaknya ditempatkan di tempat yang tidak tampak khalayak umum.

Sebaiknya sarana ataupun fasilitas fisik yang sudah ada dapat digunakan sebaik-baiknya sesuai dengan fungsinya. Dan semua fasilitas yang ada di Unit Kearsipan Vokasi harus diperiksa secara rutin.

PENUTUP

Arsip merupakan informasi yang sangat penting untuk menjadi bukti yang akurat dan autentik. Bangunan maupun ruangan untuk tempat penyimpanan arsip semestinya tidak sesederhana yang dibayangkan oleh banyak orang. Keberadaan ruang arsip dimaksudkan adalah untuk menyimpan dan melindungi arsip. Oleh karena itu, di ruang arsip perlu diperhatikan standar-standar atau ketentuan yang berlaku. Tata ruang dan fasilitas fisik pada Unit Kearsipan Vokasi dengan luas ± 23m x 6,5m ini masih sangat minim. Masih banyak kekurang dan hal-hal yang harus segera dibenahi. Salah satunya adalah tata ruang Unit Kearsipan Vokasi yang berupa ruang kerja, ruang penyimpanan, ruang pengolahan, maupun ruang pengadaan terletak dalam satu ruangan yaitu VA 605. Namun, apapun tata ruang dan fasilitas fisik dibenahi akan sia-sia jika para SDM yang ada tidak mengindahkan peraturan yang ada untuk menjaga ruang arsip beserta fasilitasnya.

Saran

Masih banyak yang perlu diperhatikan dalam Unit Kearsipan Vokasi. Terutama dalam hal keamanan dan kebersihan. Suhu udara yang kurang diperhatikan perlu mendapat pembenahan untuk menghindari kerusakan fisik arsip. Fasilitas yang masih kurang memadai membuat penyelenggaraan kearsipan belum berjalan dengan baik. Sebaiknya Unit Kearsipan Vokasi perlu memikirkan pengembangan untuk ruang penyimpanan dalam waktu jangka panjang serta memerhatikan fungsi tiap ruang atau meja. Untuk para staf Unit Kearsipan Vokasi harus dapat menjaga, menggunakan, dan memerhatikan segala fasilitas yang sudah tersedia dengan baik. Ruang arsip yang tertata baik akan memberikan kenyamanan, keamanan, dan kepuasan arsiparis ataupun pencari informasi.

Ruang Penyimpanan Arsip

Latar Belakang
Keberadaan arsip sangat berperan sebagai bukti yang akurat dari suatu kegiatan. Pada dasarnya keberadaan arsip tersebut sangat bergantung pada tempat penyimpanan arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak akan berjalan dengan baik tanpa tersedianya tempat penyimpanan arsip dengan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung. Sehingga penyelenggaraan kearsipan dinamis dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk penyelenggaraan kearsipan yang baik adalah Standar Minimal Gedung, Ruang Penyimpanan Arsip, dan Fasilitas Fisik Untuk Arsip.
Di dalam Standar Minimal Gedung Dan Ruang Penyimpanan Arsip terdapat karakteristik dan ketentuan-ketentuan untuk mengadaptasikan tempat penyimpanan arsip yang sudah ada menjadi gedung/ ruang penyimpanan arsip yang dapat menjamin terpenuhinya prinsip-prinsip dan standar penyimpanan arsip.
Mayoritas arsip yang dihasilkan harus dipindahkan dari Unit Kerja ke tempat penyimpanan arsip secara keseluruhan dimana mereka dapat disimpan dengan aman, serta dapat digunakan sebagai sumber informasi dan kemudian dimusnahkan secara sistematis. Tempat ini disebut dengan pusat arsip atau Records Centre.
Pusat Arsip adalah Sebuah bangunan atau bagian dari sebuah bangunan yang dirancang atau disesuaikan untuk pemeliharaan arsip dengan biaya yang murah, penyimpanan arsip yang baik dan pengelolaan arsip inaktif untuk menunda kegiatan pemusnahan dan nasib akhir arsip. (Roper, 1999)
Fungsi pusat arsip adalah untuk mengelola arsip inaktif dan menyediakan arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip tersebut dibutuhkan untuk digunakan sampai dengan waktu pemusnahan arsip. (Roper, 1999)
Vokasi Universitas Indonesia telah memiliki Pusat Arsip sendiri, jumlah arsip yang terdapat di Pusat Arsip Vokasi cukup banyak. Hanya saja dalam hal tata ruang dan fasilitas fisik sangat kurang untuk menunjang penyelenggaraan kearsipan yang baik. Walaupun Tata Ruang dan Fasilitas Fisik merupakan komponen penting dalam kegiatan serta penyelenggaraan kearsipan, tetapi bukan satu-satunya komponen yang berpengaruh dalam kegiatan serta penyelenggaraan kearsipan.
Keberadaan Pusat Arsip Vokasi sejauh ini belum mendapat perhatian serius dari beberapa petinggi Vokasi. Oleh karena itu, dengan fakta yang terjadi di Pusat Arsip Vokasi, penulis tertarik untuk mengangkat topik mengenai “Tata Ruang dan Fasilitas Fisik”.
Kerangka Teori
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Sehingga penting untuk memperhatikan kondisi arsip agar selalu terjaga. Dalam hal ini untuk memperhatikan kondisi arsip agar tetap terjaga kita dapat memulai dari penyempurnaan Gedung Untuk Penyimpanan Arsip, Tata Ruang Penyimpanan Arsip, dan Fasilitas Fisik Untuk Arsip.

Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif
(Pusat Arsip/ Record Center) adalah gedung atau ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif.
Jenis Pusat Rekod
1. Pusat Rekod on site
adalah salah satu jenis pusat arsip yang lokasinya berada di dalam lingkungan organisasi.
Jenis ini pada umumnya sering dipilih oleh organisasi yang relatif kecil dan volume rekod inaktifnya tidak terlalu banyak. Organisasi tersebut pada umunya tidak berada di tengah kota.
2. Pusat rekod off site
Adalah Pusat Rekod yang lokasinya berada di luar organisasi. Pusat Rekod off side biasanya dipilih oleh organisasi/institusi yang berada di tengah kota, karena sewa tempat sangat mahal maka organisasi tersebut menyimpan rekod inaktifnya di luar kota.
Jenis ini pada umumnya dipilih oleh organisasi yang memiliki rekod yang volumenya besar.
3. Recod center komersial
Adalah perusahaan/organisasi yang bergerak dibidang jasa pengelola rekod.

PRINSIP DASAR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF :
1. Murah
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun.
2. Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.
3. Aman
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.
4. Mudah Diakses
Penyimpanan arsip inaktif menjamin arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman, dan murah.
5. Tata Ruang
Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua), yaitu : ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.
Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna, ruang fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk
bekerja.
Tata ruang ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan.
Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.
Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan didesain khusus yang tahan api.
STANDAR RUANG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
Beban Muatan
Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya :
• Satuan volume arsip adalah meter linear (ML)
• 1 Meter Linear (ML) arsip rata-rata = 50 kg
• 1 M3 arsip rata-rata = 600 kg
• 1 M3 arsip = 12 meter linear (Ml) arsip
Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata : 1.200 kg per meter persegi.
Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact: 2.400 kg per meter persegi.
Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.
Lokasi
Pusat arsip yang dekat sangat menguntungkan karena memungkinkan layanan yang diberikan tepat waktu. Pusat arsip adalah gudang dasarnya arsip yang cukup banyak, dan jenis akomodasi yang terbaik biasanya disediakan di kawasan industri atau daerah jauh dari perkotaan utama atau pusat bisnis. Lokasi yang baik untuk pusat arsip harus memperhatikan :
1. Mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai, mudah diakses (informasinya).
2. Lokasi gedung penyimpanan arsip berada didaerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip;
3. Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor. Kerugian utama dari sebuah lokasi sentral adalah biaya.
4. Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan:
a. Lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif relatif lebih murah dari pada di daerah Perkantoran.
b. Hindari daerah/ lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi;
c. Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan;
d. Hindari daerah atau lokasi rawan kebakaran;
e. Hindari daerah atau lokasi rawan banjir;
f. Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk atau pabrik;
g. Mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai, mudah diakses (informasinya).
Konstruksi dan Bahan Baku
1. Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan dari cuaca dan tidak mudah terbakar;
2. Gunakanlah bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya;
3. Bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat;
4. Apabila bangunan bertingkat, masing-masing lantai ruang simpan arsip tingginya 260-280 cm;
5. Apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan bertingkat-tingkat;
6. Konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah yang memiliki kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Tiang-tiang penyangga rumah panggung didesain anti rayap;
7. Lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk dapat menahan beban berat arsip dan rak.
Kapasitas Ruang Simpan
Pembebanan lantai juga merupakan faktor pembatas. Kotak standar dapat disimpan tiga sampai rak satu meter. Rak kedalaman ganda sering digunakan di pusat-pusat arsip, sehingga dalam hal ini enam kotak per satu meter rak adalah mungkin.
Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada kondisi dan kemampuan instansi. Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1.000 meter lari arsip dengan menggunakan rak konvensional (rak statis, stationary stacks). Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o’pact, mobile stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter lari arsip.
Suhu dan Kelembaban
Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan dengan cara :
1. Pemeriksaan secara periodik menggunakan alat higrometer ;
2. Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar;
3. Menjaga suhu udara tidak lebih dari 27 0 C dan kelembaban tidak lebih dari 60%;
4. Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup;
5. Hindari penggunaan rak yang padat;
6. Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat;
7. Pondasi didesain untuk menjaga uap atau udara lembab naik ke tembok karena daya resapan kapiler;
8. Hindari menanam pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung;
9. Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar tidak mudah timbul jamur yang akan merusak arsip;
10. Tandai kondisi arsip dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera diadakan perbaikan.
11. Ruang penyimpanan arsip media (audio visual), mikro film, arsip elektronik, juga arsip vital perlu menggunakan AC.

Cahaya dan Penerangan
Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui jendela tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang cahaya matahari. Pengaturan penggunaan lampu harus difokuskan pada sepanjang gang dan rak arsip. Lampu harus cukup tinggi hingga tidak mengganggu penanganan bok arsip.

Rayap
Rayap dan segala macam varietasnya sering merusak bangunan yang terbuat dari kayu, oleh karena itu bangunan tempat penyimpanan arsip inaktif dianjurkan untuk tidak menggunakan kayu. Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau Gammexane atau Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm, karena rayap pada umumnya hidup dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.

Angin
Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung dinding yang kuat sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras. Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan metoda tertentu untuk mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.

Rak
Mayoritas rak harus ditetapkan pada jarak seragam untuk mengakomodasi kotak berukuran standar atau kontainer. Penempatan unit rak belakang dengan rak belakang menghasilkan tata letak yang lebih efisien, dan dapat mengimbangibertambahnya usaha penanganan boks. Jarak rak satu dengan rak lain atau gang ditentukan oleh tinggi rak, jarak ruang dengan kaki rak, kebutuhan pegawai, juga spesifikasiperalatan gedung dan peralatan kebakaran lokal.
1. Rak biasanya terbuat dari kerangka baja atau terbuat dari kayu.
2. Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan arsip inaktif. Rak di atas sekitar dua meter dapat dicapai menggunakan tangga yang tepat atau peralatan yang tersedia. Akan lebih baik untuk membatasi rak hingga ketinggian yang dapat dicapai oleh anggota staf berdiri di lantai atau di bangku bergerak sederhana. Sedangkan untuk rak yang lebih tinggi yang memerlukan tangga podium ukuran tertentu atau alat lainnya akan cukup dengan jarak 36 inci.
3. Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260 cm – 280 cm dipergunakan rak arsip setinggi 200 – 220 cm
4. Jarak antara rak dan tembok 70 cm – 80 cm. Jarak antar rak yang ditemukan di pusat arsip skala besar lebarnya tidak kurang dari 48 inci untuk memudahkan lalu lintas petugas dalam melakukan pengangkutan perlengkapan penyimpanan arsip inaktif seperti bok arsip.
5. Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak lainnya 100 cm – 110 cm.
6. Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.
7. Perbandingan keuntungan dan kerugian penggunaan rak statis dengan roll o’pact adalah sebagai berikut:
a. Penggunaan roll o’pact lebih banyak dapat menampung volume arsip yang Disimpan.
b. penggunaan roll o’pact tidak dapat diakses secara bersamaan.
c. Ukuran roll o’pact tidak dapat menyesuaikan dengan ketinggian ruangan karena sudah standar.
d. Roll o’pact relatif lebih mahal
e. Penggunaan roll o’pact diperlukan konstruksi beban muatan lebih kuat.
f. Penggunaan roll o’pact tidak menjamin sirkulasi udara berjalan dengan lancar.
8. Rak, peralatan dan perlengkapan lainnya harus di jamin aman, mudah di akses dan terlindung dari hama;

Boks
Dipergunakan boks arsip dengan ukuran kecil (37 x 9 x 27 cm) atau ukuran besar (37 x 19 x 27 cm). Boks arsip dibuat dari bahan kardus dan memiliki lubang sirkulasi udara, memiliki penutup untuk menjamin kebersihan. Hindari penggunaan boks dari bahan plastik karena menyebabkan lembab.
1. Pencegahan dan Penanggulangan Bahaya Serangga:
2. Pemeliharaan arsip dengan menggunakan kapur barus, tymol, fostoxin, Paradecrolobensin.

Keselamatan Lingkungan dan Kesehatan
Setiap pelaksanaan pemusnahan arsip dianjurkan tidak dibakar, karena dapat mengganggu lingkungan dan kesehatan. Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi.
Keamanan Arsip
Semua kondisi penyimpanan dan akses di pusat arsip harus sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dalam peraturan umum untuk arsip. Keamanan melibatkan kedua keamanan kustodian dan lingkungan baik secara eksternal (di luar ruang fisik) dan internal (di dalam gedung itu sendiri).
Pencegahan dan Penanggulangan Bahaya Api/Kebakaran :
1. Alarm penyusup harus terhubung secara otomatis dengan polisi sesuai atau aparat keamanan.
2. Asap, kebakaran dan banjir alarm harus terhubung dengan layanan api yang sesuai.
3. Staf harus dilatih dalam penggunaan alat pemadam dan harus tahu apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat.
4. Terdapat alat Pemadam Api dengan menggunakan :
• Fire Alarm system dan fire fight system;
• Tabung pemadam, smoke detection.
• Hydrant dalam gedung dan luar gedung.
5. Semua sistem alarm harus diuji secara teratur.

Pencegahan dari Kehilangan Arsip :
1. Manajer pusat arsip bertanggung jawab untuk mengontrol kunci untuk pusat arsip. Semua pintu luar harus tetap terkunci, kunci harus diberi nomor dan disimpan dalam lemari terkunci yang aman. Kunci cadangan untuk digunakan dalam keadaan darurat harus disimpan di lokasi yang ditetapkan dalam rencana pengendalian bencana.
2. Arsip yang disimpan mencakup banyak sensitivitas yang besar.
3. Area pusat arsip harus selalu dikelola selama jam kerja. Pusat arsip tersebut harus dijaga pada malam hari.
4. Semua orang di pusat arsip harus diidentifikasi. Sebaiknya, semua orang dalam area pusat arsip tersebut diwajibkan untuk mengenakan kartu identitas yang terlihat
5. Staf harus memakai kartu pengenal yang disertakan dengan foto mereka.
6. Pengunjung harus mengenakan kartu identitas sementara yang diberikan kepada mereka di pintu masuk.
7. Tingkat keamanan yang tinggi harus dijaga di dalam dan sekitar pusat arsip setiap saat.
8. Identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki ruang simpan arsip inaktif dilaksanakan secara ketat dan konsisten.
9. Orang yang tidak memiliki kepentingan dan izin tidak boleh mengakses ataupun masuk ke Pusat Arsip
10. Dikembangkannya prosedur penggunaan dan penggandaan arsip untuk menjaga keamanan informasi arsip.

Menjaga kebersihan ruangan :
• Tidak diperkenankan membawa makanan dan minuman ke dalam ruang penyimpanan arsip,
• Tidak diperkenankan merokok di dalam ruang penyimpanan arsip.
Efisiensi dan Ekonomi
Arsip harus dimusnahkan menurut jadwal pemusnahan yang telah ditentukan. Hal ini untuk mengurangi kepadatan arsip yang semakin tinggi. Staf harus mampu menghitung dan melaporkan biaya dan manfaat dari layanan, serta menjelaskan alternatif lain yang dapat digunakan. Berikut adalah beberapa fitur dari pusat arsip yang membantu untuk memastikan bahwa target biaya terpenuhi.
• Biaya satuan ruang di pusat arsip.
• Pusat arsip itu sendiri lebih murah dari situs kantor yang aktif. Hal ini karena dirancang atau disesuaikan untuk tujuan spesifik.
• Arsip dapat disimpan lebih padat di pusat arsip daripada di kantor.
• Pusat arsip diatur sehingga dapat mengidentifikasi dan mengambil arsip dengan efisien, sedangkan kantor pada umumnya diorganisir untuk mendukung pelayanan administrasi.
• Records pada format khusus memerlukan kondisi khusus untuk penyimpanan dan teknik khusus untuk pengambilan. Ini dapat lebih baik disediakan di pusat arsip daripada di kantor.

Sarana Transportasi
Bagaimana arsip ditransfer, dibuang dan diambil? Secara umum, instansi harus didorong untuk melakukan sesering mungkin kegiatan transfer kecil daripada transfer yang lebih besar. Namun, pengaturan transportasi yang sulit dapat membuat hal ini menjadi tidak mudah. Pengaturan transportasi yang cocok akan selalu meningkatkan efisiensi layanan.
Pusat arsip bukan hanya tempat penyimpanan tapi juga untuk melakukan layanan informasi. Pusat arsip harus dirancang untuk membuat prosedur untuk mengambil, mengeluarkan atau konsultasi arsip semudah mungkin.
Pusat arsip juga harus mampu untuk mengontrol arsip. Untuk melaksanakan tugas tersebut, staf pusat arsip harus memiliki kantor di mana arsip ditransfer, arsip kembali, atau konsultasi arsip dan semua fungsi manajemen dapat dilaksanakan. Fungsi-fungsi ini melibatkan pergerakan staf, dan persyaratan sehingga semuanya harus dipertimbangkan ketika menentukan jenis dan jumlah transportasi yang diperlukan.
Komunikasi
Selain transportasi dan SDM, harus ada cara mudah dan praktis komunikasi antara pusat arsip dan penggunanya. Sarana komunikasi dalam konteks ini meliputi tidak hanya akses fisik tetapi juga telepon, fax dan link komputer jaringan lokal. Sistem komunikasi diperlukan untuk :
• Mengatur dan memfasilitasi transfer data dari instansi ke pusat arsip
• Mengatur untuk transfer data dari pusat ke repositori arsip
• Mengatur pemusnahan arsip
• Memungkinkan para pengguna untuk meminta arsip, untuk meminta informasi statistik dan lainnya dari aspek arsip dan arsip lembaga atau untuk mendapatkan informasi tentang ada atau tidak adanya arsip
• Memungkinkan staf pusat arsip untuk memeriksa keberadaan dan kembalinya arsip yang telah dikeluarkan untuk lembaga.

Penyimpanan Arsip
Tujuan utama dari pusat arsip adalah untuk memegang arsip untuk waktu yang telah disepakati. Sebagian besar ruang dalam bangunan harus dialokasikan untuk penyimpanan. Catatan dalam format khusus (audiovisual, fotografi, elektronik) membutuhkan kondisi penyimpanan yang sesuai dengan standar yang relevan.
Jika orang yang berwenang akan diberikan akses diawasi catatan, ketentuan harus dibuat untuk ruang pusat pencarian catatan. Umumnya fasilitas yang ditawarkan harus serupa dengan yang tersedia di lembaga arsip, meskipun mungkin tidak sebesar. Harus ada
• Meja di mana pengguna dapat berkonsultasi mengenai arsip
• Meja untuk petugas pengawasan (ditempatkan sehingga petugas dapat melihat pengguna)
• Rak untuk bahan referensi
• Akses ke mesin fotokopi.

Fasilitas untuk Staf
Staf perlu mendapatkan tempat kerja yang nyaman, sesuai dengan standar yang berlaku di pemerintah atau organisasi.
• Di lokasi ini mungkin menyediakan tempat makan.
• Toilet dan kamar mandi juga harus disediakan dan harus memenuhi standar yang sesuai.
Fasilitas semacam ini sangat tergantung dari kemampuan instansi
• Ruangan Kerja untuk Non Penyimpanan Arsip Inaktif
• Pusat arsip disamping memiliki ruang untuk penyimpanan arsip juga harus memiliki ruang non penyimpanan arsip inaktif yang meliputi ruang administrasi, ruang penerimaan, ruang penyiapan/pengolahan, ruang pemusnahan.
• Ruang administrasi mencakup ruang referensi dan ruang kantor umum. Ruang referensi umumnya memiliki ruang yang terbatas, sehingga penggunaannya harus semaksimal mungkin. Sedangkan ruang kantor harus dilengkapi dengan perlengkapan kantor yang mendukung kelancaran tugas supervisor dan staf. Di samping itu juga perlu disediakan komputer untuk staf agar dapat dilakukan komputerisasi dalam pengelolaan indeks atau daftar indeks yang ada.
• Ruang penerimaan letaknya berdekatan dengan lokasi bongkar muat untuk memudahkan proses. Arsip tidak dapat dengan segera disusun di rak-rak sesudah diterima pegawai di pusat arsip. Membutuhkan pintu masuk yang lebar untuk alat angkut forklif.
• Ruang pengolahan untuk mengolah arsip jika belum ditata dengan tertib baik fisik arsip maupun informasinya, peralatan yang ada harus mendukung proses pengolahan, misalkan: sortir manual untuk pemberkasan kembali termasuk memberkaskan arsip microfilm maupun arsip dalam bentuk lainnya.
• Ruang pemusnahan arsip adalah ruang untuk arsip yang telah diteliti nasib akhirnya berdasarkan jadwal retensi arsip. Ruang ini harus terpisah dengan ruangan penerimaan arsip agar bisa meminimalisasi resiko kesalahan. Semua arsip yang sudah diidentifikasi untuk dimusnahkan harus berada di ruangan ini bukan di ruang penyiapan/ pengolahan.

“KAMU”

Jadi tepat tanggal 2 Juli 2013 orang spesial gue ulang tahun nih. Selain beberapa kado yg gue kasih buat doi gue coba buat puisi buat dia. Hmmmm sebenarnya ini bukan puisi pertama yang gue ciptain baik buat dia ataupun buat koleksi pribadi. Pada dasarnya ya gue sih hobi buat puisi hehe. Iseng-iseng aja sih hahaha. Nih kalo mau liat puisi gueeee, tapi jangan diketawain yah 🙂

KAMU
Kamu adalah seseorang yang memiliki nama terbaik dihatiku
banyak nama yg selalu aku ingat dalam pikiranku
tapi hanya satu nama yang terlukis indah dihatiku
nama itu adalah B— A——-
Kamu….
Kamu bukanlah sumber kebahagiaan dalam hidupku
Namun semenjak aku mencintaimu
Ketiadaaan dirimulah derita terbesarku
Kamu…
Kamu adalah alasanku untuk terbangun di pagi hari dengan sebuah senyuman
Cinta dihatiku tidak dapat memberikan penjelasan logis kenapa, dimana, bagaimana, ataupun apa yang membuatku cinta
Namun, jika harus aku menjawab, alasanku mencinta adalah KAMU
Dan jika harus aku menjawab KAPAN aku mencintaimu ? jawabku adalah setiap detik aku terus mencintaimu
Sederet kata bijak mengatakan bahwa “Jangan biarkan rasa takut menyelimuti anda ketika sedang mencintai seseorang.”
Tapi entah kenapa ada rasa takut yang selalu mengahantuiku di setiap malamku
Aku takut, amat sangat takut kehilangan cintamu
Kamu…
Teruslah menjadi kamu dihatiku dan teruslah buatku tersenyum di setiap pagiku