TINJAUAN KRITIS

Penyelenggaraan kegiatan di bidang kearsipan berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku adalah untuk mencapai tujuan kearsipan perlu didukung dengan prasarana dan sarana yang memadai. Unit Kearsipan Vokasi pun perlu dukungan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung. Di dalam unit kearsipan ini banyak hal yang masih perlu untuk di perhatikan karena belum sesuai dengan ketentuan standar pusat arsip yang baik. Untuk luas ruang penyimpanan perlu diperhatikan karena akan berpengaruh pada pertumbuhan arsip dalam jangka panjang. Kesulitan dalam mengakses ruang arsip sebaiknya di perhatikan. Sebaiknya Unit Kearsipan Vokasi tidak terletak di lantai 6 karena menyulitkan untuk para pengguna mengakses ke lokasi tersebut. Dan dari lantai 1 dapat diberikan petunjuk dimana letak unit kearsipan berada. Selain itu perlu diperhatikan bahwa letak unit kearsipan di lantai 6 dapat menyulitkan terjadinya evakuasi ketika terjadi bencana alam dan untuk mengakses informasi. Maka sebaiknya Unit Kearsipan Vokasi di pindah ke lantai 2 atau lantai 3.
Untuk meminimalisasikan terjadinya pengelolaan arsip yang tidak baik maka sebaiknya antara ruang kerja, ruang penerimaan arsip, ruang membaca arsip, ruang mengolah arsip, ruang penyusutan, ruang fumigasi, ruang penyimpanan arsip dalam bentuk khusus serta ruang penyimpanan arsip kertas dibedakan ruangannya atau paling tidak dapat dibatasi dengan sekat-sekat. Unit Kearsipan vokasi pun harus memperhatikan beban muatan yang dipertimbangkan dari berat rak, arsip, dan fasilitas secara teliti. Jika tidak memperhatikan secara teliti maka dapat membahayakan arsiparis serta orang lain karena unit kearsipan ini dekat dengan kelas kuliah para mahasiswa. Ada kalanya arsiparis perlu memeriksa dengan rutin untuk menghindari adanya lantai yang terkelupas dan dapat mengatur keberadaan kabel-kabel yang tidak beraturan pada lantai. Sehingga menghindari terjadinya kecelakaan pada Unit Kearsipan Vokasi.

Sarana untuk penyimpanan arsip yang baik pun masih perlu dibenahi dan mendapat perhatian yang sangat lebih. Sebaiknya penyimpanan menggunakan rak yang padat seperti compact shelfing, roll o’pact, mobile stacks, rak bergerak.
Fisik arsip sangat rentan dengan kerapuhan jika tidak teliti memperhatikan suhu dan kelembaban ruangan. Inilah yang harus dilakukan oleh staf pada Unit Kearsipan Vokasi. Mereka harus melakukan pemeriksaan secara teratur, menjaga sirkulasi udara dengan suhu 27C dan kelembaban 60%. Sebaiknya arsiparis menghindari penyimpanan boks pada rak yang terlalu padat karena dapat merusak kondisi arsip. Arsiparis tidak bertindak lambat untuk segera memperbaiki arsip atau sarana yang mulai rusak. Karena jendela pada Unit Kearsipan Vokasi membuat cahaya langsung mengenai arsip, maka dapat diberi tirai penghalang.

Untuk tata letak rak penyimpanan arsip, sebaiknya diberikan jarak antara rak dan dinding sekitar 70 cm – 80 cm. Unit Kearsipan Vokasi perlu memperhatikan keamanan yang tinggi untuk arsip, rak, peralatan, dan perlengkapan agar mudah diakses serta terlindungi dengan baik.
Boks arsip harus tersedia cukup banyak. Tetapi hindari boks dari bahan plastik. Pemeliharaan fisik arsip harus terjaga dengan menggunakan kapur barus, tymol, fostoxin, paradecrolobensin. Selain itu, sebelum melakukan pengolahan alangkah baiknya jika arsiparis dapat melaksanakan fumigasi dengan memperhatikan ketentuan teknis fumigasi.

Kemanan merupakan faktor penting yang harus diperhatikan untuk keamanan pada Unit Kearsipan Vokasi, diantaranya :
1. Alarm penyusup sebaiknya segera terhubung dengan aparat keamanan.
2. Bencana kebakaran terhubung dengan unit pemadam kebakaran.
3. Staf mau mengikuti pelatihan ketika terjadinya bencana.
4. Di dalam atau di luar ruang arsip terdapat alat pemadam api.
5. Dan hal yang paling sering dilupakan yaitu semua sistem alarm harus diuji secara teratur.
6. Sebaiknya hanya anggota staf yang sangat dipercaya yang diperbolehkan mengontrol kunci untuk unit kearsipan.
7. Untuk keamanan arsip, sebaiknya untuk setiap arsip dan di setiap sudut ruangan dipasang sensitivitas yang besar dan dapat menggunakan CCTV.
8. Pada malam hari sebaiknya unit kearsipan vokasi juga harus tetap terjaga.
9. Sebaiknya untuk arsiparis membuat peraturan bahwa semua orang yang berada di Unit Kearsipan Vokasi harus diidentifikasi.

Kebersihan ruangan seharusnya dapat dilakukan dengan baik oleh arsiparis. Para staf pada Unit Kearsipan Vokasi sebaiknya tidak membawa makanan maupun minuman ke dalam ruang arsip.Untuk mengurangi penumpukan arsip yang sangat tinggi, arsip harus dimusnahkan tepat waktu.

Pusat arsip harus memiliki akomodasi dan peralatan untuk memfasilitasi transfer besar arsip. Harus ada bukti pemuatan arsip, ruang parkir yang memadai untuk kendaraan besar dan wilayah kerja dimana bahan ditransfer dapat dibersihkan dan diperiksa sebelum ditempatkan di rak-rak. Pusat arsip juga harus mampu untuk menerima, menyimpan dan mengambil arsip dengan format khusus.
Pusat arsip harus memiliki fasilitas untuk pengguna memeriksa dokumen dalam kondisi tertentu di pusat arsip. Misalnya, harus ada ruang pencarian yang dikontrol dan diawasi. Juga harus ada pengaturan yang cocok bagi pengunjung untuk mencapai arsip, termasuk parkir mobil dengan ruang yang cukup untuk kendaraan resmi pusat arsip sendiri, mobil pribadi anggota staf dan mobil pengunjung.

Untuk arsip dalam format khusus sebaiknya tidak dibiarkan disimpan bersama dengan arsip dalam bentuk kertas. Penyimpanan arsip dalam format khusus dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku.
Penyimpanan boks arsip pada lemari kayu harus segera di tata dalam bentuk vertikal untuk mencegah kerusakan fisik arsip. Penambahan komputer juga harus segera terlaksana untuk memudahkan pengerjaan para staf. Selain itu, untuk rak dan boks perlu diperhatikan agar segera melakukan penambahan sesuai dengan jumlah arsip. Jadi tidak ada lagi arsip diletakan di lantai.

Keamanan pada Unit Kearsipan Vokasi hal yang paling penting untuk diperhatikan. Untuk meminimalisasi tindakan yang tidak diinginkan, sebaiknya pada ruang arsip melakukan pemasangan kamera CCTV. Fasilitas seperti alat pemadam sebaiknya diletakan pada ruang arsip atau diluar ruang arsip.
Untuk tata letak ruang arsip agar memperlancar kegiatan pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing staf maka perlu diperhatikan :
1. Setiap ruangan harus terpisah atau diberi sekat. Misal antara ruang penyimpanan dan pengolahan.
2. Meja pengawasan atau meja administrasi ditempatkan dilokasi yang strategis.
3. Penempatan perabot harus diletakan garis lurus dan sejajar, agar ruang arsip terlihat lebih rapi. Sehingga dapat memperlancar pekerjaan para staf.
4. Bagian yang menangani tugas keberlanjutan, hendaknya ditempatkan di lokasi yang berdekatan. Misal antara ruang pengadaan dan penyimpanan.
5. Bagian yang menangani pekerjaan yang bersifat berantakan seperti pengolahan, preservasi, dan pengetikan, hendaknya ditempatkan di tempat yang tidak tampak khalayak umum.

Sebaiknya sarana ataupun fasilitas fisik yang sudah ada dapat digunakan sebaik-baiknya sesuai dengan fungsinya. Dan semua fasilitas yang ada di Unit Kearsipan Vokasi harus diperiksa secara rutin.

PENUTUP

Arsip merupakan informasi yang sangat penting untuk menjadi bukti yang akurat dan autentik. Bangunan maupun ruangan untuk tempat penyimpanan arsip semestinya tidak sesederhana yang dibayangkan oleh banyak orang. Keberadaan ruang arsip dimaksudkan adalah untuk menyimpan dan melindungi arsip. Oleh karena itu, di ruang arsip perlu diperhatikan standar-standar atau ketentuan yang berlaku. Tata ruang dan fasilitas fisik pada Unit Kearsipan Vokasi dengan luas ± 23m x 6,5m ini masih sangat minim. Masih banyak kekurang dan hal-hal yang harus segera dibenahi. Salah satunya adalah tata ruang Unit Kearsipan Vokasi yang berupa ruang kerja, ruang penyimpanan, ruang pengolahan, maupun ruang pengadaan terletak dalam satu ruangan yaitu VA 605. Namun, apapun tata ruang dan fasilitas fisik dibenahi akan sia-sia jika para SDM yang ada tidak mengindahkan peraturan yang ada untuk menjaga ruang arsip beserta fasilitasnya.

Saran

Masih banyak yang perlu diperhatikan dalam Unit Kearsipan Vokasi. Terutama dalam hal keamanan dan kebersihan. Suhu udara yang kurang diperhatikan perlu mendapat pembenahan untuk menghindari kerusakan fisik arsip. Fasilitas yang masih kurang memadai membuat penyelenggaraan kearsipan belum berjalan dengan baik. Sebaiknya Unit Kearsipan Vokasi perlu memikirkan pengembangan untuk ruang penyimpanan dalam waktu jangka panjang serta memerhatikan fungsi tiap ruang atau meja. Untuk para staf Unit Kearsipan Vokasi harus dapat menjaga, menggunakan, dan memerhatikan segala fasilitas yang sudah tersedia dengan baik. Ruang arsip yang tertata baik akan memberikan kenyamanan, keamanan, dan kepuasan arsiparis ataupun pencari informasi.

Advertisements